Huishoudelijk reglement VBK
Artikel 1 Lidmaatschap
1. Aanmelden als lid kan zowel schriftelijk als via de mail bij de secretaris.
2. Lid kunnen worden zij die 16 jaar of ouder zijn en de beschikking hebben over een paard of pony waarmee zij zelfstandig overweg kunnen.
Artikel 2 Statuten, reglementen en overige informatie
Elk lid wordt geacht op de hoogte te zijn van de statuten en overige reglementen, handleidingen en instructies zoals deze zijn toegezonden, dan wel vermeld zijn op de website van de VBK.
Artikel 3 Website
1. De website is het contactorgaan van de VBK
2. Alle benodigde informatie betreffende de vereniging zal te vinden zijn op de website.
Artikel 4 Aansprakelijkheid
1. Deelname aan ritten, trektochten, instructiebijeenkomsten en andere evenementen, al dan niet met paard, geschiedt altijd op eigen risico. De VBK accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid.
2. Bovenstaande onder artikel 4.1 geldt ook voor introducés die kennis komen maken met de VBK.
Artikel 5 Vaccinatie
1. De VBK stelt vaccinatie van paarden niet verplicht voor deelname aan haar activiteiten. Echter: het kan voorkomen dat door omstandigheden of door derden in afwijking hiervan deelname met een niet gevaccineerd paard wordt uitgesloten,
naar oordeel van de organisatoren dan wel het bestuur.
2. Het risico voortvloeiend uit deelname met een niet gevaccineerd paard ligt geheel bij degene, eigenaar of gebruiker, die met dit paard deelneemt.
3. Leden worden geacht deel te nemen aan de activiteiten van de VBK met een paard dat in goede gezondheid verkeerd. Bij twijfel over de gezondheid van een paard kan de organisator van de activiteit deelname ontzeggen.
Artikel 6 Lidmaatschapsgeld
1. Betaling van het lidmaatschapsgeld kan per bankoverschrijving of contant.
2. Lidmaatschap kan ingaan per de eerste van elke volgende maand. Indien men lid wordt gedurende het lopende verenigingsjaar is een lidmaatschapsgeld voor het eerste jaar naar rato verschuldigd.
3. Betaling van het lidmaatschapsgeld dient te geschieden binnen één maand na ontvangst van de uitnodiging tot betaling.
4. Bij voortdurende wanbetaling kan het bestuur conform de bepalingen in de statuten het lidmaatschap opzeggen.
Artikel 7 Kascommissie
1. De kascommissie wordt benoemd door de algemene ledenvergadering en bestaat uit minimaal twee leden.
2. Elk lid van de VBK kan zich kandidaat stellen voor de kascommissie behalve het bestuur.
3. Leden van de kascommissie worden benoemd voor het lopende boekjaar.
4. Wanneer er geen leden zijn die vrijwillig de kascontrole willen doen, zal het bestuur twee leden aanwijzen.
5. De taak van de kascommissie is het controleren van de boeken en de financiën zoals deze door de penningmeester zijn opgesteld.
6. De kascommissie brengt verslag uit aan de leden tijdens de algemene ledenvergadering.
Artikel 8 Deelname aan activiteiten
1. Organisatoren, deelnemers, leden en introducés van de VBK dienen zich te houden aan het VBK activiteiten protocol en aan het huishoudelijk reglement. Deze zijn te vinden op de website.
2. Deelname aan activiteiten staat open voor alle leden van de VBK.
3. Het organiseren en het agenderen van de activiteiten gebeurt onder het toeziend oog van het bestuur.
4. Het is mogelijk om als introducé 2 x gratis aan een buitenrit deel te nemen.
Artikel 9 Het bestuur
1. De dagelijkse leiding van de VBK berust bij het bestuur.
2. Het bestuur draagt zorg voor het uitvoeren van de besluiten van de algemene ledenvergadering.
3. Het bestuur is tevens belast met het voorbereiden en uitvoeren van het beleid.
4. Het bestuur vertegenwoordigt de VBK naar derden en kan namens de VBK optreden.
5. Het bestuur vergadert zo vaak als hij dit nodig acht, maar minimaal vier maal per jaar. Bestuursvergaderingen kunnen zowel in persoon als via telecommunicatie of internet of dergelijk worden gehouden.
6. De secretaris stelt een actie- en besluitenlijst op van elke bestuursvergadering, welke door de voorzitter dient te worden goedgekeurd. Vervolgens draagt de secretaris er zorg voor dat deze actie- en besluitenlijst ter inzage komt van de overige bestuursleden en de leden van de VBK.
Artikel 10 De bestuursfuncties
1. Voorzitter, penningmeester en secretaris vormen gezamenlijk het dagelijks bestuur.
2. Tenminste twee leden van het dagelijks bestuur moeten gezamenlijk de VBK in rechte vertegenwoordigen, tenzij het bestuur voor specifieke taken waarbij rechtsgeldigheid geen rol speelt anders beslist.
3. De in voorgaande artikelen genoemde bestuursfuncties kunnen gecombineerd worden met een van de dagelijkse bestuursfuncties.
4. Het bestuur kan indien zij dat nodig of wenselijk acht nog andere functies instellen.
Artikel 11 De voorzitter
1. De voorzitter heeft de leiding over de vergaderingen van het bestuur en van de algemene ledenvergadering.
2. In overleg met de secretaris stelt de voorzitter de agenda voor de bestuursvergaderingen en voor de algemene ledenvergadering vast.
3. De voorzitter keurt de besluitenlijst van de bestuursvergaderingen goed.
Artikel 12 De secretaris
1. De secretaris is verantwoordelijk voor de in- en uitgaande correspondentie.
2. De secretaris draagt zorg voor het archiveren van correspondentie, verslagen en overige documenten die voor de VBK van belang zijn.
3. De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van het verslag en de presentielijst van de algemene ledenvergadering en de bestuursvergaderingen.
4. De secretaris is verantwoordelijk voor de ledenadministratie.
5. De secretaris draagt zorg voor de vergaderaccommodatie van de algemene ledenvergadering en het bestuur, het tijdig en correct verzenden agenda en bijhorende stukken.
6. De secretaris zorgt ervoor dat tijdens de algemene ledenvergadering een exemplaar van de statuten en het huishoudelijke reglement aanwezig is.
7. De secretaris draagt zorg voor het doorgeven van persoons- of functieveranderingen binnen het bestuur aan degenen die hiervan in kennisgesteld dienen te worden.
Artikel 13 De penningmeester
1. De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiën van de VBK. Zij is verantwoordelijk voor de betalingen en het innen van de lidmaatschapsgelden en andere vorderingen.
2. De penningmeester houdt een nauwkeurige boekhouding bij. Zij verleent het bestuur, of degenen die door het bestuur of de algemene ledenvergadering hiertoe zijn aangewezen als de kascommissie, te allen tijde inzage in alle financiële
bescheiden.
3. Jaarlijks stelt de penningmeester een begroting op voor komend verenigingsjaar en legt deze uiterlijk 1 november voor ter goedkeuring aan het bestuur.
4. Jaarlijks stelt de penningmeester het financiële jaarverslag op en legt dit uiterlijk binnen vier weken na verstrijken van het verenigingsjaar voor aan de algemene ledenvergadering ter goedkeuring.
5. De penningmeester draagt zorg voor het tijdig uitnodigen van de kascommissie voor de jaarlijkse controle.
Artikel 14 Onkosten
1. Onkosten zijn die kosten die door leden of niet-leden zijn gemaakt bij de uitvoering van taken in opdracht van of met goedkeuring van het bestuur.
2. Bij het maken van onkosten dient redelijkheid voorop te staan.
3. Onkosten dienen gespecificeerd te worden.
4. Vervoerskosten, telefoonkosten en reiskosten worden vergoed volgens de gangbare tarieven en algemeen geldende normen.
5 andere onkosten worden slechts vergoed na voorafgaande goedkeuring door het bestuur.
Artikel 15 Declaraties
1. Declaraties moeten schriftelijk worden ingediend bij de penningmeester en dienen voorzien te zijn van bijbehorende nota’s.
2. Declaraties dienen zo spoedig mogelijk te worden ingediend doch uiterlijk 31 december van het lopende boekjaar.
3. Declaraties die nà deze termijn worden ingediend worden door de penningmeester geweigerd.
Artikel 16 Besluitvorming bestuur
1. Voor het nemen van een geldig bestuursbesluit dient minimaal de helft van de bestuursleden zijn stem uitgebracht te hebben.
2. Voor het nemen van een geldig dagelijks bestuursbesluit dient minimaal de helft van het aantal dagelijks bestuursleden zijn stem te hebben uitgebracht.
3. Besluiten van het dagelijks bestuur dienen te worden goedgekeurd door het bestuur.
4. Stemmen kan in natuurlijk persoon, maar ook telefonisch dan wel via internet.
5. Voorafgaand aan de stemming dient er altijd gelegenheid te zijn om argumenten uit te wisselen en bezwaren naar voren te brengen.
6. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.
7. In geval de stemmen staken beslist de voorzitter.
8. De secretaris houdt een besluitenlijst bij. Deze besluitenlijst dient te worden goedgekeurd door de voorzitter en ter inzage te worden gelegd voor alle leden van de VBK.
9. In geval een bestuurslid het niet eens is met de formulering van de besluitenlijst, dient hiervan bij het desbetreffende punt in de gepubliceerde besluitenlijst aantekening te worden gemaakt.
Artikel 17 Algemene ledenvergadering en agenda
1. Oproeping voor de algemene ledenvergadering geschied per email en via de website.
2. De algemene ledenvergadering kan slechts besluiten nemen over punten die op de agenda staan.
3. Leden kunnen binnen twee weken na het uitkomen van de agenda voor de algemene ledenvergadering het bestuur verzoeken een agendapunt toe te voegen.
4. Het bestuur beslist of dit punt wordt toegevoegd en draagt zorg voor een zo spoedig mogelijke bekendmaking, doch uiterlijk twee weken voor de vergadering.
5. Vanaf twee dagen voor de vergadering staat de agenda vast.
6. Het bestuur kan beslissen het gevraagde agendapunt pas op de daarna volgende algemene ledenvergadering te agenderen.
7. Elke agenda van een algemene ledenvergadering bevat de punten ‘mededelingen’, ‘verslag vorige vergadering’, en ‘rondvraag’.
8. De lijfelijk aanwezige leden op de algemene ledenvergadering kunnen beslissen een agendapunt eenmaal te verdagen.
9. De secretaris draagt er zorg voor dat de agenda wordt gepubliceerd op de website.
10. Indien je niet aanwezig kunt zijn op een ledenvergadering waarbij stemming is vereist is het mogelijk een ander lid te machtigen door middel van een machtigingsformulier dat opvraagbaar is bij de secretaris.
11. Machtiging kan slechts met gebruikmaking van in 17.10 genoemde machtigingsformulieren welke in een gesloten envelop door een ander lid ingediend kan worden. Machtigingsformulieren in een open envelop worden niet meegenomen in de stemming.
12. Indien de voorzitter dit wenselijk acht of een lijfelijk aanwezig lid dit verlangt, kan de algemene ledenvergadering terstond een stemcommissie benoemen van minimaal drie personen, die de stemmen telt en controleert.
Artikel 18 Wijzigingen en overige besluiten.
1. Het huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd bij besluit van de algemene ledenvergadering.
2. In gevallen waar noch de statuten, noch huishoudelijk reglement, noch de algemene ledenvergadering hebben voorzien, beslist het bestuur.
Hier klikken om te bewerken.